La situation est assez disparate à mon arrivée. Plusieurs personnes épluchent manuellement le BOAMP. Des commerciaux, des directeurs d'agence et plusieurs personnes à la direction générale.
Le très vaste spectre des compétences de
n'arrange rien. Peu de personnes connaissent l'ensemble de ces compétences. De plus pour ceux qui ont déjà lu la prose des rédacteurs d'appel d'offres, il n'est pas évident de déterminer ce qui se cache réellement sous la terminologie employée. Les périodes de congés, comme le mois d'Août, voient étrangement paraître une quantité exceptionnelle -est-ce à dessein ?- d'appels d'offres qui imposent en plus un délai de réponse étonnamment court.
Il est clair que pour faire face à une telle situation il est impossible de se doter de la réactivité nécessaire pour traiter la masse de document. Nous avons donc étudier un outil permettant d'automatiser l'identification des AO qui nous concernent.
La société OMP fait référence en Europe. Ils saisissent sur une base de données les quelques 592 (!) journaux officiels rien qu'en France et idem au niveau Européen. A tel point que la commission Européenne les a chargé de mettre en place une application dédiée aux appels d'offres européens.
La base de travail comprends donc tous ces JO, plus les attributions de marchés aussi très intéressantes, qu'on appelle aussi CELLES QU'ON A PAS EUES...Il existe une seule subdivision pour les AO concernant le BTP.
Vous pouvez vous rendre sur leur site WEB embryonnaire http://www.omp.fr qui ne donne pas une image représentative de la qualité des services rendus.
En effet OMP, à partir de sa base de données centrale, met en oeuvre un moteur de recherche avec gestion de concept :
Fonctionnalité très puissante présente notamment sur le moteur de recherche SPIRIT de la société T.GID, permet d'affiner les recherches de la façon suivante :Vous cherchez tout sur les pommes de terre . La gestion de concept vous permet de garder le concept sémantique pomme-de-terre. Aussi ne remonterons pas de réponses du type pommes-d'api ou pommes-d'adam.
Le commercial OMP vous conseille dans l'identification d'un certain nombre de mots clefs rencontrés sur les journaux officiel qui relèvent de notre domaine de compétences. Plusieurs contraintes :
- bien connaître la terminologie des AO
- connaître exhaustivement le métier de l'entreprise, ces projets de développement...
- faire en sorte que ces mots clefs feront remonter TOUT les AO ou avis d'attribution qui intéressent la société
- Point trop n'en faut. Trop de critères = remontée intempestive de réponses sans intérêt = BRUIT .
Puis une serie de tests est effectuée à partir d'échantillons des mois précédents pour valider la pertinence des remontées. Dans notre cas l'ajustement s'est fait d'une manière regréssive pour diminuer le bruit. Tous les AO identifiés dans le passé sont correctement remontés. Plus ceux que nous avions oubliés...
Les résultats sont envoyés par Fax ou par mail. Prochainement fournis via le Web. Mais si j'en juge par l'état technique de leur site Web, ce n'est pas pour demain !
La tarification se fait en nombre de fiche (une fiche peut contenir un quinzaine de critères). Il est possible d'envoyer des résultats selon des critères différents à l'ensemble de vos agences ou filiales. Je ne vais pas ici vous donner un prix pour votre config mais disons que l'abonnement de premier niveau doit tenir entre 10 et 20kf par an.
L'exploitation
Une fois le fournisseur désigné, la première mesure fut de formaliser une équipe chargée d'analyser les retours de l'OMP puis de les transmettre aux personnes concernées.
Du côté purement marketing, j'ai crée des formulaires de saisie sur Access destinés à enrichir ma base de données concurrence existante. Première source :
- les avis d'attribution qui constituent une véritable mine d'or pour l'observation des marchés.
- A moi de faire en sorte que l'on progresse en réactivité face aux AO de sorte que le plus de temps possible soit consacré à la réponse proprement dite. De ce point de vue là le système de l'OMP est très précieux
La be des appels d'offre constitue une mine d'or si elle est indexée et exploitée. Les relations entre mes différentes bases (Contacts, fournisseurs, commerciaux, ingénieurs, salons, clients, prospects, concurrents, avis d'attribution, etc...) se font par le nom de l'entreprise, de sorte que lorsqu'on fait une requête par le nom de l'entreprise Tartempion, on voit remonter tout son historique, si elle fait des salons, les AO qu'elle a remporter, ceux pour lesquels on a été en concurrence.